English (United Kingdom)
Home Rješenja i usluge Po industriji Financijske institucije ComDigitalOffice – Rješenje za uredsko poslovanje
E-mail Ispis PDF

ComDigitalOffice – Rješenje za uredsko poslovanje

Današnje poslovanje zahtijeva jasne i učinkovite poslovne procese, s pravovremenim pristupom svim potrebnim informacijama u organizaciji, što se danas može osigurati elektroničkim uredskim poslovanjem.

COMBIS je za elektroničko uredsko poslovanje osmislio rješenje ComDigitalOffice koje olakšava evidentiranje i pristup dokumentima te omogućuje jednostavno povezivanje dokumenata upravnog i neupravnog postupka u jedinstvenu radnu okolinu. Na taj način obuhvaćeno je evidentiranje svih dokumenata koji se mogu naći u jednoj organizaciji, pojednostavljujući pritom organiziranje informacija i zadaća.

Naime, svi zaprimljeni dokumenti, nakon procesa skeniranja, nastavljaju svoj životni tijek elektronskim putem. Dokumentima se pritom dodjeljuju jedinstvene oznake, klasa i urudžbeni broj te se upućuju nadležnoj organizacijskoj jedinici i/ili osobi. Tako se u bilo kojem trenutku može vidjeti je li dokument zaprimljen, tko ga je preuzeo te u kojoj je fazi obrade. Analizom tijeka dokumenata, odnosno vremenskog trajanja obrade dokumenata, moguće je detektirati takozvana 'uska grla' u organizaciji te sukladno tome poduzeti aktivnosti usmjerene na povećanje efikasnosti.

ComDigitalOffice poboljšava produktivnost rada, pružajući konzistentnost među dokumentima i evidencijama čime se osigurava kvalitetnije i brže obavljanje posla. Omogućeno je jednostavno zaprimanje, pregled tijeka i statusa dokumenata i predmeta kroz organizaciju i vrijeme, pregled elemenata klasifikacije i pretraživanje dokumenata po različitim kriterijima. Vođenje predmeta kroz ovo rješenje prilagodit će se uvođenju u već postojeće knjige, odnosno evidencije.

Pri razvijanju sustava COMBIS je koristio zakonski propisanu dokumentaciju, uz omogućavanje fleksibilnog unosa šifarskih oznaka u proizvoljnom obliku. Na taj način sustav je prilagođen za više načina unošenja šifarskog sustava.

Sukladnost sa zakonskim uredbama o uredskom poslovanju

Svaka organizacija dužna je voditi evidenciju o svim primljenim odnosno vlastitim aktima. Akt se odnosi na svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja organa uprave ili organizacije tvrtke. Uredsko poslovanje obuhvaća: zaprimanje i pregled akata, razvrstavanje, raspoređivanje i upisivanje akata, dostavu akata u rad, administrativno-tehničku obradu akata, otpremanje i razvođenje akata, arhiviranje i čuvanje akata.

ComDigitalOffice rješenje omogućuje:

  • Efikasnije zaprimanje predmeta – upis tekstualnih podataka o predmetu, dodjela urudžbenog broja aktu i distribucija predmeta po organizacijskim jedinicama. Predmet je moguće preuzeti i iz elektronske pošte.
  • Skeniranje ulaznih dokumenata u neki od standardnih grafičkih formata (word dokument, običan tekst, slikovni zapis) i njihovo skladištenje u središnju relacijsku bazu podataka u vidu priloga.
  • Raspodjelu poslova po referentima s rokovima završetka posla.
  • Povezivanje predmeta – mogućnost logičkog povezivanja ili spajanja više predmeta i njihovih priloga.
  • Pojednostavljeno zaprimanje i obradu predmeta – obrada predmeta od strane referenta obavlja se lokalno na osobnom računalu, pomoću korištenja nekih od standardnih Office alata (MS Word, Excel, PowerPoint itd).
  • Kontrolu i nadzor obrade predmeta – na razini organizacijske jedinice i tvrtke u cjelini moguće je pratiti predmet (u kojoj organizacijskoj jedinici se predmet nalazi, koji referent ga obrađuje  itd.).
  • Otpremu i arhiviranje predmeta po završetku obrade.
  • Izradu izvješća u vidu brojčanih pokazatelja za određeno vremensko razdoblje na razini tvrtke, organizacijskih jedinica, referenata; po vrstama predmeta te načinu obrade i okončanja postupka.
  • Klasifikaciju ulaznih, izlaznih i internih akata
  • Usmjeravanje i/ili otpremu evidentiranih akata na obradu
  • Evidenciju statusa akata (evidentiran, u obradi, završen, storniran i arhiviran).
  • Klasifikaciju oznaka i urudžbeni broj – Izbornici klasifikacijskih oznaka i vrsta ustanova uređeni su prema podacima iz Pravilnika o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akata, s neophodnim promjenama prema današnjoj organizaciji državne uprave.
  • Podršku – programsko rješenje podržava postojeće stanje organizacije ustanove i preslikava ga putem šifri, kako prema tipu organizacijskih jedinica (uprava, odjel itd.), tako i prema njihovim lokacijama.
  • Određivanje statusa – upisanim aktima dozvoljeno je pridruživanje trenutnog statusa akta (evidentiran, u obradi, završen, storniran i arhiviran).
  • Posebno označavanje akta – prema stupnju povjerljivosti akt može imati posebnu oznaku (npr. strogo povjerljivo, povjerljivo, interno).

Bitno je napomenuti da se podaci o dokumentu unose samo jednom, a unosi ih za taj podatak odgovorna osoba. Podatke iz dokumenata mogu vidjeti samo oni korisnici koji imaju pravo pregleda. Onemogućen je svaki neovlašten pristup podacima. Bilo kakvu promjenu na podacima koji opisuju dokument može unijeti samo onaj korisnik koji ima pravo mijenjati dokument, a svaka je promjena istodobno dostupna svim korisnicima na mreži.
Upis podataka o dokumentima brz je i jednostavan zahvaljujući šifrarnicima i listama vrijednosti. Dokumenti se klasificiraju u skladu s važećim sustavom za klasifikaciju Uredbe o uredskom poslovanju. Klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj generiraju se automatski prilikom pohrane dokumenta u bazu. Za svaki dokument evidentira se i tijek dokumenta unutar organizacije, zajedno sa svakom promjenom statusa dokumenta.

Referenca
  • Državni zavod za mjeriteljstvo


 
Vrh stranice
www.combis.rs prijava test